BECO2

T3H2

1. Begrippen

CRM (Customer Relationship Management)

Het centraliseren van klantgegevens in 1 systeem zodat:

Je op elk moment alle informatie over klanten en toekomstige klanten hebt

Je klanten van relevant advies kan voorzien

Er meer kwaliteit is in de dienstverlening

Een CRM-systeem is een onderdeel van een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) maar is ook los aan te schaffen.

AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

De NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) van klanten zijn onderhevig aan de AVG-wetgeving. Deze wetgeving bevat gedetailleerde voorschriften over het verzamelen, opslaan en beheren van persoonsgegevens. De regels gelden voor ALLE bedrijven en organisaties die persoonsgegevens van personen in de EU verwerken, ongeacht of die bedrijven in de EU gevestigd zijn of daarbuiten.

B2B (Business-to-Business)

Bedrijven die specifiek zaken doen met andere bedrijven.

B2C (Business-to-Consumer)

Een bedrijf verkoopt producten rechtstreeks aan consumenten. Voorbeelden: Delhaize, Flying Tiger, Decathlon.

DSO (Days Sales Outstanding)

Een cijfer dat staat voor het gemiddeld aantal dagen tussen elke factuurdatum en de werkelijke betaaldatum door de klant.

Hoe hoger dat cijfer ligt, hoe langer het duurt eer omzet zich vertaalt in liquide middelen. Een te hoge DSO kan een onderneming in een wurggreep houden en de financiele slagkracht doen afnemen.

2. Kortingen

Type	Wanneer
Handelskorting (commerciele korting)	Bij grote hoeveelheid besteld, of bij trouwe klanten
Financiele korting	Om klanten aan te sporen snel te betalen (bv. binnen 7 dagen)

3. Orderpicking

Het verzamelen van de juiste producten in het magazijn voor een klantbestelling.

Methoden

Methode	Hoe
Pick-by-paper (picking list / picklist)	Medewerker werkt met een papieren lijst
Pick-by-voice (voice picking)	Medewerker krijgt instructies via een headset (stem)
Pick-by-light	Lampjes op de rekken geven aan waar te picken
Pick-by-scan (pick-by-MDE)	Barcodescanner bevestigt elk gepickt artikel
Pick-by-RFID	RFID-chips worden automatisch herkend zonder scannen
Pick-by-vision	Augmented reality bril toont instructies in het gezichtsveld

4. De offerte

Een offerte is een schriftelijk voorstel van een leverancier aan een potentiele klant met de prijs en voorwaarden voor goederen of diensten.

5. Verplichte vermeldingen op een factuur

De vermelding "factuur"

De datum van uitreiking of van opstelling

Het volgnummer van inschrijving in het boek van uitgaande facturen

Naam, adres en btw-nummer van de leverancier

Naam, adres en btw-identificatienummer van de klant (medecontractant)

Datum waarop het belastbaar feit plaatsvond (levering / dienst)

De gebruikelijke benaming van de geleverde goederen of verstrekte diensten (hoeveelheid, aard)

De maatstaf van heffing per tarief, de eenheidsprijs exclusief btw, en eventuele kortingen

De tarieven van de belasting (btw-percentage)

Totaalbedrag van de te betalen belasting

De melding "btw verlegd" (indien van toepassing)

Vermelding van vrijstelling indien niet aan btw onderworpen

Alle andere verplichte vermeldingen uit het WBTW

Een factuur is een uitnodiging tot betaling. Dit wil zeggen dat de koper de keuze heeft om ze al dan niet te betalen -- dit is wel op eigen risico voor de koper.

6. Berekening van een factuur

Schema (in volgorde)

Totaal van de goederen (brutobedrag)
- Handelskorting
+ Aankoopkosten (transportkosten, verpakking niet-terugstuurbaar, ...)
= Subtotaal exclusief btw
    - Financiele korting (enkel als klant binnen de termijn betaalt)
    = Maatstaf van Heffing (MvH)
+ Btw (% op de MvH)
+ Terugstuurbare verpakking
= Totaal factuur
= Totaal factuur bij betaling binnen X dagen

Belangrijke regels

De maatstaf van heffing (MvH) is het basisbedrag waarop de btw wordt berekend.

De financiele korting wordt niet meegenomen in de standaard factuurberekening omdat we nog niet weten of de klant binnen de termijn zal betalen. Ze staat wel vermeld op de factuur maar enkel informatief.

De terugstuurbare verpakking valt buiten de maatstaf van heffing: er wordt geen btw op berekend.

Aankoopkosten (transport, niet-terugstuurbare verpakking) worden wel meegerekend voor de MvH.

Als er meerdere btw-tarieven zijn (bv. 6% en 21%), bereken je de MvH apart per tarief.

Concreet voorbeeld

Gegeven:

Waarde goederen: 1.000,00 euro

Financiele korting: 2% bij betaling binnen 8 dagen

Btw-tarief: 6%

Totaal goederen:           1.000,00
- Handelskorting:              0,00
+ Aankoopkosten:               0,00
= Subtotaal:               1.000,00
    - Fin. korting (2%):      20,00   (enkel informatief)
    = MvH:                 1.000,00
+ Btw (6%):                   60,00
+ Terugst. verpakking:         0,00
= Totaal factuur:          1.060,00

= Totaal bij betaling binnen 8 dagen:
  1.060,00 - 20,00 (fin. korting) - 1,20 (btw op fin. korting) = 1.038,80

7. BTW-aangifte

De btw-aangifte wordt ingevuld op basis van de verkoopfacturen. Elk btw-tarief (6%, 12%, 21%) heeft zijn eigen rooster. De maatstaf van heffing gaat naar het omzetrooster, de btw zelf gaat naar het rooster voor de verschuldigde belasting.

8. Boeken van een verkoopfactuur (dubbele boekhouding)

Grootboekrekeningen

Rekening	Naam	Debet/Credit bij verkoop
400	Handelsdebiteuren (klanten)	Debet
700	Omzet handelsgoederen	Credit
451	Te betalen btw	Credit
744	Verkregen financiele kortingen	Debet

Redeneerschema verkoopfactuur

DEBET                                CREDIT
400 Klant (totaal factuur)           700 Omzet (MvH)
                                     451 Te betalen btw (btw-bedrag)

Journaal

Rekening	Omschrijving	Debet	Credit
400	Klant X - Factuur nr. ...	Totaal factuur
700	Omzet handelsgoederen		MvH
451	Te betalen btw		Btw-bedrag

T3H3

1. Intracommunautaire levering

Een intracommunautaire levering is een levering van goederen door een Belgisch bedrijf aan een bedrijf in een andere EU-lidstaat.

Het bedrijf treedt op als leverancier.

Voorwaarden

De koper is btw-plichtig in een andere EU-lidstaat

De goederen worden fysiek vervoerd naar een andere EU-lidstaat

De verkoper vermeldt "btw verlegd" op de factuur (geen btw aanrekenen)

Intracommunautaire listing

Bedrijven die intracommunautaire leveringen doen, moeten een intracommunautaire listing indienen bij de overheid. Dit is een overzicht van alle IC-leveringen aan btw-plichtige klanten in andere EU-lidstaten.

2. Intracommunautaire verwerving

Een intracommunautaire verwerving is een aankoop van goederen door een Belgisch bedrijf bij een leverancier in een andere EU-lidstaat.

Het bedrijf treedt op als klant.

Het bedrijf dat de goederen aankoopt, berekent zelf de btw (verlegging van heffing).

3. Verlegging van heffing (systeem)

Het systeem van verleggen van btw houdt in dat de btw-heffing wordt verschoven van de leverancier naar de afnemer. In plaats van dat de leverancier btw in rekening brengt en afdraagt, is de afnemer verantwoordelijk voor het aangeven en betalen van de btw.

Voor de leverancier

Brengt geen btw in rekening op de factuur

Vermeldt op de factuur: "Btw verlegd" of "Reverse charge, artikel 12 lid 3 Wet op de omzetbelasting 1968"

Geeft het bedrag van de levering wel op in de btw-aangifte, onder "leveringen waarvoor de btw is verlegd"

Voor de afnemer

Moet de btw zelf aangeven in de btw-aangifte

Mag deze btw meestal ook weer aftrekken als voorbelasting, mits btw-plichtig en recht op aftrek

4. Invoer vs. uitvoer

	Definitie
Invoer	Goederen komen vanuit een land buiten de EU naar Belgie (of een andere EU-lidstaat)
Uitvoer	Goederen verlaten de EU richting een land buiten de EU

Het kantoor van uitgang bevindt zich altijd in een EU-lidstaat.

5. Incoterms

Wat zijn Incoterms?

Internationaal geldende leveringsvoorwaarden die dienen als contract tussen koper en verkoper. Ze beschrijven alle taken, risico's en kosten die horen bij de transactie van goederen wereldwijd.

Incoterms zijn niet verplicht.

Wie heeft ze ontwikkeld?

De Kamer van Koophandel (ICC - International Chamber of Commerce).

Waarom bestaan Incoterms?

Ze dienen als oplossing voor een internationaal handelsprobleem waarbij partijen uit verschillende landen transportafspraken anders kunnen interpreteren (misverstanden vermijden).

Hoe worden ze vermeld?

Via algemene voorwaarden en op de commercial invoice.

Een commercial invoice is het document dat de leverancier toevoegt aan de zending en dat door de douane wordt gebruikt om de invoerrechten te bepalen.

Aantal

Er zijn 11 Incoterms, uitgedrukt in drieletterige Engelse afkortingen. Laatste update: 2020.

Soorten

Kleur	Vervoersmiddel
Groen	Specifiek voor vervoer over water
Geel	Toepasbaar op trein, vliegtuig en vrachtwagen (alle vervoersmodi)

Voorbeelden van Incoterms

Afkorting	Naam	Critical point
EXW	Ex Works (Af fabriek)	Wanneer goederen de fabriek/het pand van de verkoper verlaten
DDP	Delivered Duty Paid	Afgesproken plaats van bestemming (verkoper regelt alles, incl. douane en invoerheffingen)
DAP	Delivered at Place	Plaats van bestemming, goederen NIET uitgeladen op kosten van verkoper
DPU	Delivered at Place Unloaded	Plaats van bestemming, goederen WEL uitgeladen op kosten van verkoper

Critical point

De fysieke plaats van overdracht van de goederen. Op dat moment gaat het risico van schade of verlies over van de verkoper naar de koper.

Wat regelen Incoterms?

Welke partij is verantwoordelijk voor de verzendkosten?

Welke partij is verantwoordelijk voor de verzekeringskosten?

Welke partij regelt de inklaring (aangifte doen bij de douane van goederen die binnenkomen bij de grens)?

Welke partij organiseert het transport?

Wie draagt het risico op de goederen en tot wanneer?

6. Pro-formafactuur

Een pro-formafactuur is een voorlopige factuur die wordt opgesteld voordat de definitieve levering of betaling plaatsvindt. Ze heeft dezelfde lay-out als een gewone factuur maar is geen officieel boekhoudkundig document. Ze wordt gebruikt bij internationale handel o.a. voor douanedoeleinden of om een prijsopgave te bevestigen.

7. Intracommunautaire B2C-diensten

Intracommunautaire B2C-diensten vallen buiten het systeem van verlegging van heffing. Omdat de koper een consument is en geen btw-belastingplichtige, dient hij geen periodieke btw-aangifte in en kan hij de btw niet verleggen. Het is de verkoper die ervoor moet zorgen dat hij de btw van de juiste lidstaat aanrekent.

Exact Online (Thema 1 + 2)

Thema 1

Level 1 - Hoe registreer je je op Exact Online?

Registreren (Explore 1)

Stap 1: Surf naar https://www.exact.com/benl/partners/onderwijs en klik op "activeer je registratiecode".

Stap 2: Geef de registratiecode in (staat vooraan het leerwerkboek). Klik op Volgende.

Stap 3: Vink de drie Uitbreidingen aan en klik op Volgende.

Stap 4: Het volgende scherm gaat over Scanning. Vink de onderste zin aan. Klik op Volgende.

Stap 5: Vul de relatiegegevens in. Kies ook gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op Volgende.

Belangrijke velden:

Veld	Omschrijving
Titel	De heer / Mevrouw
Voornaam	Voornaam leerling
Achternaam	Achternaam leerling
E-Mail	E-mailadres leerling (ook gebruikersnaam)
Telefoon	Telefoonnummer leerling / school
Bedrijfsnaam	Naam school (zoek via vergrootglas)
Factuuradres	Straat en huisnummer school
Postcode / Plaats	Postcode en plaats school
Land	Belgie
Btw-/ondernemingsnummer	BENONVAT
Gebruikersnaam	E-mailadres leerling
Wachtwoord	Min. 10 karakters: kleine letters, hoofdletters, cijfers en speciale tekens
Voorwaarden	Vink "Ja, ik accepteer de voorwaarden van Exact Software Belgium" aan

Stap 6: Controleer je gegevens en klik op Nu starten.

Stap 7: Ontvang bevestigingsmail. Klik op Bevestigen in de e-mail.

Stap 8: Klik op Start met Exact Online. Je kunt nu inloggen.

Exact Online voert regelmatig software-updates door. Bepaalde schermafdrukken in het leerwerkboek kunnen afwijken van wat op jouw scherm verschijnt.

Inloggen (Explore 2)

Stap 1: Surf naar https://www.exact.com/benl/login en klik op Inloggen bij Exact Online.

Stap 2: Voer je gebruikersnaam in en klik op Volgende.

Stap 3: Geef je wachtwoord in en klik op Login.

Tip: maak een bladwijzer naar https://start.exactonline.be

Level 2 - Hoe creeer je administraties in Exact Online?

Stamgegevens zijn gegevens die je instelt voordat je taken uitvoert. Onder stamgegevens vallen grootboekrekeningen (MAR), klanten en leveranciers (relaties), betalingsvoorwaarden, dagboeken en valuta.

Je hebt drie administraties nodig:

Administratie 1: Bloemist 'Trial & Error'

Administratie 2: Odette Lunettes.edu

Administratie 3: Decathlon.edu

Administratie 1: Bloemist 'Trial & Error' (Explore 1)

Stap 1: Vink aan in het eerste scherm na inloggen:

Een onderneming

Nee (geen import uit ander softwarepakket)

Ja (accountant toegang geven)

Klik op Volgende.

Stap 2: Klik op Geef toegang (accountant = Uitgeverij Van In SEC). Klik op Overslaan.

Stap 3: Selecteer standaardinrichting: Bloemist 'Trial & Error'. Klik op Volgende.

Stap 4: Wacht tot alle gegevens gekopieerd zijn (groene vinkjes verschijnen een voor een).

Stap 5: Klik op Start met Exact Online.

Stap 6: Pas de naam van de administratie aan via het pijltje naar beneden > Instellingen > tabblad Algemeen. Pas naam aan naar "Bloemist 'Trial & Error'". Klik op Opslaan.

Stap 8: Klik op het Refresh-icoon. De administratie is nu klaar.

Administratie 2: Odette Lunettes.edu (Explore 2)

Stap 1: Klik naast "1 - Bloemist 'Trial & Error'" op het pijltje naar beneden > nieuw.

Stap 2: Selecteer Nieuwe administratie. Klik op Volgende.

Stap 3: Vul de gegevens in:

Veld	Waarde
Code	2
Naam	Odette Lunettes.edu
Adres	Meir 85
Postcode / Plaats	2000 Antwerpen
Btw-/ondernemingsnummer	BE0000.000.097
Rechtsvorm	bv (zoek via vergrootglas)

Stap 4: Klik op Opslaan > Administratie openen > OK.

Stap 5 t.e.m. 8: Zelfde procedure als administratie 1. Selecteer standaardinrichting: Odette Lunettes.edu.

Administratie 3: Decathlon.edu (Explore 3)

Stap 1: Klik naast "2 - Odette Lunettes.edu" op het pijltje naar beneden > nieuw.

Stap 2: Selecteer Nieuwe administratie. Klik op Volgende.

Stap 3: Vul de gegevens in:

Veld	Waarde
Code	3
Naam	Decathlon.edu
Adres	Nijverheidsstraat 92 bus 5
Postcode / Plaats	2160 Wommelgem
Btw-/ondernemingsnummer	BE0000.000.097
Rechtsvorm	nv (zoek via vergrootglas)

Stap 4 t.e.m. 8: Zelfde procedure. Selecteer standaardinrichting: Decathlon.edu.

Level 3 - Hoe maak je enkele stamgegevens aan in Exact Online?

Stamgegevens

Stamgegevens zijn gegevens die je instelt voordat je taken kunt uitvoeren (boeken van aankopen, verkopen, financiele transacties). Voorbeelden: grootboekrekeningen, relaties, betalingsvoorwaarden, dagboeken, valuta.

Navigatie: klik naast de administratienaam op het pijltje naar beneden > Stamgegevens.

Of via tabblad: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Grootboekrekeningen > Overzicht.

Explore 1 - Het rekeningenstelsel (MAR) aanvullen

Een rekening aanmaken

Stap 1: Stamgegevens > Boekhouding > Grootboekrekeningen.

Stap 2: Klik op Grootboekrekeningen in de kolom Boekhouding.

Stap 3: Klik op de knop Nieuw. Vul de code in (6 cijfers). Exact Online vult automatisch een aantal velden in.

Velden van belang:

Veld	Omschrijving
Code	Unieke 6-cijferige code. Verplicht veld.
Omschrijving	Naam van de rekening. Verplicht veld.
Zoekcode	Gebruik om rekeningen te categoriseren. Hoeft niet uniek te zijn.
Type	Wordt automatisch ingevuld na het invoeren van de code.
Balans / Resultaat	Automatisch ingevuld: balansrekening of resultaatrekening.
Debet / Credit	Automatisch ingevuld na het selecteren van het type.
Btw-code	Koppel een btw-code om de btw-aangifte te vereenvoudigen.
Type btw-aangifte	Goederen-, diensten- of investeringstransacties. Verplichte specificatie voor de btw-aangifte.
Wijzigen % Niet-aftr. btw	Vink aan om het niet-aftrekbare btw-percentage manueel aan te passen in het boekingsscherm.
Niet-aftrekbare btw (%)	Vul het percentage niet-aftrekbare btw in.
Privegebruik (%)	Percentage van de kosten als privetransactie.
Verworpen uitgaven (%)	Percentage van verworpen uitgaven in financiele rapporten.

Aangemaakte rekeningen (voorbeelden uit oefeningen)

Code	Omschrijving	Btw-code
604100	Aankopen handelsgoederen - bloempotten	-
604200	Aankopen handelsgoederen - bloemen	-
700100	Verkopen aan 6%	1 (Binnenland exclusief 6%)
700200	Verkopen aan 21%	5 (Binnenland exclusief 21%)
616710	Relatiegeschenken	- (niet-aftrekbare btw 100%)

Een rekening bewerken

Stap 1: Klik in het overzicht op de betreffende rekening (klik op Code of Omschrijving).

Stap 2: Pas de velden aan en klik op Opslaan.

Een rekening verwijderen

Stap 1: Vink de rekening aan in het rekeningoverzicht (alleen mogelijk als ze niet in gebruik is).

Stap 2: Klik op Verwijderen rechts boven het rekeningoverzicht.

Explore 2 - Een relatiefiche aanmaken en bewerken

Exact Online gebruikt het begrip "relaties" voor zowel klanten als leveranciers.

Navigatie: Stamgegevens > Relaties > Klanten of Leveranciers.

Of via tabblad: Relaties > Klanten / Leveranciers > Overzicht.

Acties op een relatiefiche

Actie	Omschrijving
Bewerken	De relatiefiche bewerken
Nieuw	Een nieuwe relatiefiche aanmaken
Verwijderen	De relatiefiche verwijderen
E-mail / Brief	Rechtstreeks een brief of e-mail sturen naar de klant
Ontdubbelen	Gebruik als je een dubbele relatie hebt aangemaakt
Vorige / Volgende	Navigeer naar de vorige / volgende relatiefiche
Sluiten	Ga terug naar het overzicht van de relaties
Transacties	De historiek van de relatie bekijken
Afpunten	Transacties van de relatie afpunten
Taak	Een taak opgeven
Gespreksnotitie	Een notitie maken van gesprekken met de klant of leverancier
Zoeken op Google	De relatie googelen

Een nieuwe relatie aanmaken

Stap 1: Ga naar het overzicht van de relaties > klik op Nieuw.

Of via: Relaties > Klanten of Leveranciers > Aanmaken.

Stap 2: Kies Handmatig (zelf invullen) of Zoek via Graydon (automatisch invullen voor Belgische ondernemingen).

Velden van belang:

Veld	Omschrijving
Naam	Correct invullen. Exact Online gebruikt dit op verschillende locaties.
Adres	Correct invullen.
Btw-regime	Btw-plichtig / Niet btw-plichtig / Vrijgesteld
Status / Leverancier	Enkel klant: Status Klant. Enkel leverancier: Status Geen + vink Leverancier aan. Beide: Status Klant + vink Leverancier aan.
Btw-/ondernemingsnummer	Formaat BEXXXXXXXXXX. Geen ondernemingsnummer: selecteer Btw-regime Niet btw-plichtig.
Betalingsvoorwaarde	Standaard betalingsvoorwaarde instellen. Kan overschreven worden in het boekingsscherm.
Grootboekrekening Verkoop	Grootboekrekening klasse 7 of 6 die standaard voorgesteld wordt.
Grootboekrekening Aankoop	Grootboekrekening die standaard voorgesteld wordt bij aankopen.
Btw-code Verkoop / Aankoop	Btw-code die standaard voorgesteld wordt bij het inboeken. Primeert op de btw-code van de grootboekrekening.

Explore 3 - Een betalingsvoorwaarde aanmaken

Navigatie: Stamgegevens > Relaties > Betalingsvoorwaarden.

Stap 3: Je ziet een overzicht van de standaard betalingsvoorwaarden die al aangemaakt zijn bij een nieuwe administratie.

Stap 4: Klik op de Code of Omschrijving van een betalingsvoorwaarde om die te bekijken of te bewerken. Klik op Nieuw om een nieuwe aan te maken.

Velden van belang:

Veld	Omschrijving
Code	Verplicht en uniek veld.
Omschrijving	Naam van de betalingsvoorwaarde.
Monitor	Hier kun je controleren aan welke relaties de betalingsvoorwaarde gekoppeld is.
Aantal keren einde v/d maand	Hoe vaak een maand mag voorbijgaan voor de vervaldatum. Bv. bij waarde 2 en factuurdatum 21 maart 2024 is de vervaldatum 30 april 2024.
Aantal dagen	Hoeveel dagen een factuur betaald moet worden.
Korting - Aantal dagen	Aantal dagen waarbinnen betaald moet worden om de korting te genieten.
Korting - Percentage	Het kortingspercentage.

Voorbeeld: betalingsvoorwaarde "14 dagen na factuurdatum"

Code: 14

Omschrijving: 14 dagen na factuurdatum

Vervaldatum > Aantal dagen: 14

Explore 4 - Een dagboek aanmaken

Navigatie: Stamgegevens > Boekhouding > Dagboeken.

Stap 5: Bij de aanmaak van een nieuwe administratie worden er standaard zeven dagboeken aangemaakt:

Verkoop: dagboek 700

Aankoop: dagboek 600

Bank: dagboek 500

Kas: dagboek 570

Diversen: dagboeken 800, 890, 900

Velden van belang bij een nieuw dagboek:

Veld	Omschrijving
Code	Verplicht en uniek per dagboek. Kan een nummer of naam zijn.
Omschrijving	Helpt om dagboeken van hetzelfde type uit elkaar te houden. Verplicht.
Type	Aankoop, verkoop, bank, kas of divers. Verplicht.
Grootboekrekening of Btw	Verplicht. Standaard gekoppeld: dagboek 700 aan 400000 Klanten, 600 aan 440000 Leveranciers, 500 aan 550000 Bankrekening, 570 aan 570000 Kas. Bij een diversendagboek is er geen grootboekrekening maar wel een Btw-veld.
Hoofd	Enkel voor Bank of Kas. Als er een betaling nodig is in verband met een openstaande post (aankoopfacturen, terugbetalingen, domiciliering), gebruikt het systeem dit dagboek.
Automatisch verlaten	Niet voor Bank of Kas. Selecteer dit om de pagina Boeking automatisch te sluiten zodra debet = credit en een nieuwe pagina Boeking te openen.
Geblokkeerd	Vink aan om een dagboek inactief te maken.
Valuta	Selecteer om meerdere actieve valuta's te kunnen kiezen bij het aanmaken van een boeking.
Variabele Valuta	Selecteer voor transacties in meer dan een valuta in het dagboek.
Variabele Wisselkoers	Selecteer voor meer dan een wisselkoers in het dagboek. Enkel mogelijk als Variabele Valuta ook aangevinkt is.

Boekstuknummer structuur: JJDDDNNN

JJ = laatste twee cijfers van het jaartal

DDD = eerste drie cijfers van het dagboek

NNN = volgnummer in het dagboek

Voorbeeld: dagboek 701 Verkoopcredietnota's

Code: 701

Omschrijving: Verkoopcredietnota's

Type: Verkoop

Grootboekrekening: 400000 Klanten

Boekstuknummer aanpassen naar 24701001 zodat er geen overlap is met dagboek 700 Verkopen (24700001)

Bankdagboek aanmaken: Vul het Bankrekeningnummer in. De bank en omschrijving worden automatisch ingevuld.

Explore 5 - Werken met andere valuta en wisselkoersen

Navigatie: Boekhouding > Analyse en resultaten > Valuta > Wisselkoersen.

Stap 2: In het scherm zie je dat de euro (EUR) de actieve basisvaluta is. Standaard is maar een valuta actief.

Stap 3: Klik op Nieuw om een nieuwe valuta toe te voegen.

Stap 4: Klik op het vergrootglas en zoek op "US" om de US Dollar te selecteren.

Stap 5: Overschrijf eventueel de datum die automatisch ingevuld wordt.

Stap 6: Vul de koers in (1 EUR = x USD). Tot vijf cijfers na de komma. Klik op Opslaan + Nieuw.

Stap 7: Maak een tweede wisselkoers aan op een andere datum. Klik op Opslaan + Nieuw en vervolgens op Sluiten.

Stap 9: Klik op een Datum om de koers van die dag aan te passen. Klik op Toevoegen om een extra koers toe te voegen. Vergeet niet op Opslaan te klikken na elke wijziging.

Level 4 - Welke functies zijn nuttig om vlot met Exact Online te werken?

Explore 1 - De startpagina instellen

De startpagina is het scherm dat verschijnt wanneer je Exact Online opent. Je kunt er altijd naar terugkeren via de homeknop (blauw huisje) linksboven.

Startpagina wijzigen:

Stap 1: Klik op Naam gebruiker rechtsboven > Mijn Exact Online.

Stap 2: Klik op Gebruikersinstellingen. Selecteer bij "Mijn Exact Online startpagina in de hoofdadministratie" de gewenste pagina. Klik op Opslaan.

Aanbevolen voor dit leerwerkboek: Cockpit - Boekhouding (de Financiele cockpit).

Explore 2 - De supportfunctie

Surf naar https://support.exactonline.com/.

De supportpagina heeft een krachtige zoekrobot. Je kunt kiezen uit Artikelen in de kennisbank, Online trainingen of Community posts.

Explore 3 - Exact Online op smartphone

Download de app via Google Play Store (Android) of App Store (Apple). Log in met dezelfde gegevens als op pc.

In de app:

Financiele cockpit: overzicht van relaties, openstaande en ontvangen facturen

Documenten doorsturen naar je boekhouder: Meer > Uitgaven > plusteken > Scan / Foto maken / Selecteren uit Galerij / Selecteren uit Bestanden

De boekhouder vindt de documenten in Exact Online via Documenten > Scanservice.

Explore 4 - Een back-up maken

Navigatie: klik op de administratienaam > Back-up.

Je hebt in Exact Online de mogelijkheid om maximaal drie back-ups te maken en te bewaren.

Stap 3: Klik op lijn 1 op de knop Back-up. Bevestig met Ja.

Stap 4: Het maken van de back-up kan even duren. De computer geeft een heen-en-weerspringende groene licht aan dat het bezig is.

Acties op een bewaarde back-up:

Terugzetten: ga terug naar de situatie op het moment van de back-up.

Downloaden: download naar je computer als de drie posities al in gebruik zijn. Enkel back-ups kleiner dan 30 MB kunnen gedownload worden.

Verwijderen: verwijder een back-up.

Tip: gebruik de drie posities als volgt: positie 1 = beginstand nieuwe administratie, positie 2 = na inboeken aankoop- en verkoopfacturen, positie 3 = volledig afgewerkte administratie.

Level 5 - Hoe boek je de openingspost in Exact Online in?

Vanaf Level 5 werk je met de administratie Odette Lunettes.edu.

Explore 1 - Waar registreer je de openingspost?

De openingspost geef je in het Openingsdagboek (dagboek 900) in. Dit kan op drie manieren:

Methode 1: Startpagina > Resultaat > Nieuwe diverse boeking > 900 - Openingsdagboek.

Methode 2: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Aanmaken > 900 - Openingsdagboek.

Methode 3: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Aanmaken > tabblad Beginbalans > 900 - Openingsdagboek.

Voordeel methode 3: de grootboekrekeningen zijn al gedefinieerd en je hoeft enkel de bedragen in te vullen. Nadeel: je kunt tijdens het inboeken geen nieuwe grootboekrekeningen, klanten of leveranciers aanmaken.

Explore 2 - Hoe registreer je een openingspost?

Beginbalans Odette Lunettes.edu per 1 januari 2024:

Actief	Bedrag	Passief	Bedrag
Vaste activa	68.400,00	Eigen vermogen	262.100,00
Meubilair	30.000,00	Kapitaal	210.000,00
Rollend materieel	38.400,00	Wettelijke reserves	10.000,00
		Overgedragen resultaat	42.100,00
Vlottende activa	221.819,69	Vreemd vermogen	28.119,69
Voorraden	21.997,62	Leveranciers	28.119,69
Handelsdebiteuren	22.046,30
Bank	173.560,60
Kas	4.215,17
Totaal actief	290.219,69	Totaal passief	290.219,69

Afschrijvingen:

Meubilair: 10% per jaar, reeds 20.000 afgeschreven (AW 50.000, 4 jaar afgeschreven)

Rollend materieel: 20% per jaar, reeds 9.600 afgeschreven (AW 48.000, 1 jaar afgeschreven)

Stap 2: Ga via Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Aanmaken en klik op dagboek 900 - Openingsdagboek.

Stap 3: Klik op dagboek 900. Controleer: boekjaar moet 2024 zijn, periode 1.

Stap 4: Geef de beginbalans in. Het boekstuknummer wordt automatisch aangemaakt door Exact Online.

Belangrijke regels bij het inboeken:

Handelsvorderingen: gebruik grootboekrekening 400000 (klanten) of 440000 (leveranciers) maar specificeer in het veld Relatie welke klant of leverancier het openstaand saldo heeft. Gebruik F2 voor een overzicht.

Liquide middelen (klasse 55, 56, 57): gebruik tijdelijk de tussenrekening 580000 - Interne overboekingen bij de openingspost. Op het moment dat je de eerste bankrekeninguitreksel of kasdocument inboekt, boek je het beginsaldo van 580000 tegenboeken met klasse 55, 56 en 57.

Bij methode 3 (Beginbalans tabblad) hoef je dit niet te doen: je kunt klasse 55, 56, 57 rechtstreeks ingeven.

Zoek een grootboekrekening via het veld Grootboekrekening (typ cijfers of naam) of druk op F2 voor een volledig overzicht.

Explore 3 - Het openingsdagboek afdrukken

Stap 1: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Overzichten > Historische dagboeken.

Stap 2: Vul in:

Bestandstype: Portable Document Format (PDF)

Boekjaar: 2024

Dagboek: 900 - Openingsdagboek

Status: Te verwerken en Verwerkt allebei aangevinkt

Lay-out: Dagboek

Klik op Genereren. Daarna op Downloaden.

Als je later alle dagboeken van een bepaald type wilt afdrukken voor slechts enkele maanden: vul Periode in en kies bij Dagboekstype voor Kas, Bank, Verkoop, Aankoop of Diversendagboek. Laat het veld Dagboek dan blanco.

Een fout corrigeren in de openingsboeking:

Ga naar de boeking via Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Aanmaken of Overzicht.

Via Aanmaken: navigeer met de pijltjes links en rechts naast het boekstuknummer, of typ het boekstuknummer en druk op Enter.

Via Overzicht: klik rechts in de kolom Aantal op het blauwe nummer. Klik op het boekstuknummer dat je wil aanpassen.

Eenmaal de btw-aangifte opgemaakt is, wees dan uiterst voorzichtig met het aanpassen van boekingen. Een eventuele rechtzetting gebeurt dan beter via een diversenboeking.

Thema 2

Level 6 - Hoe boek je aankoopverrichtingen in?

Werk in de administratie Odette Lunettes.edu.

Explore 1 - Waar registreer je aankoopverrichtingen?

Aankoopverrichtingen geef je in het dagboek 600 - Aankopen in.

Drie manieren om een aankoopboeking te starten:

Methode 1: Startpagina > Aankoop > pijltje naar beneden > Nieuwe aankoopboeking

Methode 2: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Aanmaken > 600 - Aankopen

Methode 3: Aankoop > Boekingen > Aankoopboekingen > Aanmaken

Explore 2 - Eenvoudige aankoopfactuur registreren

Stap 1: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Aanmaken > 600 - Aankopen.

Stap 2: Zoek de leverancier via naam of ondernemingsnummer. Gebruik TAB of Enter bij een enkel resultaat. Gebruik F2 voor een volledig overzicht van leverancierfiches.

Stap 3: Vul de factuurgegevens in:

Omschrijving: optioneel (als blanco gelaten wordt het boekstuknummer automatisch ingevuld)

Betalingsvoorwaarde: wordt automatisch ingevuld als gekend op de leveranciersfiche. Gebruik F2 voor overzicht of vergrootglas om aan te passen.

Uw ref.: vermeld steeds het factuurnummer van de leverancier. Exact Online geeft een melding als het nummer al eerder gebruikt werd.

Factuurdatum: vul in. Vervaldatum wordt automatisch berekend op basis van de betalingsvoorwaarde.

Totaalbedrag: het totaal te betalen bedrag. Exact Online boekt dit automatisch op de creditzijde van rekening 440000 Leveranciers.

Stap 4: Vul de boekingsgegevens in:

Controleer Dagboek (600 - Aankopen) en Boekjaar/Periode.

Boekstuknummer is automatisch: boekjaar (2024) + dagboek (600) + volgnummer (001) = 24600001.

Geef de grootboekrekening in. F2 geeft een volledig overzicht.

Btw-code verschijnt automatisch als ingesteld op de grootboekrekening. Aanpassen kan altijd.

Bedrag: de maatstaf van heffing wordt automatisch berekend na invoer van de btw-code. Het btw-bedrag wordt ook automatisch berekend en geboekt op een 411- of 451-rekening.

Stap 5: Zichtbare velden aanpassen: klik op het gereedschapsicoon rechtsboven > Aanpassen. Vink Uitgestelde kosten en Niet-aftr. btw (%) en Rek. niet-aftr. btw aan. Klik op Opslaan.

Stap 6: Controleer onderaan bij Verschil. Het verschil moet 0,00 zijn (debet = credit).

Stap 7: Opslaan via Opslaan + Nieuw of ALT+S.

Stap 8: Als betalingsvoorwaarde, grootboekrekening of btw-code afwijken van de leveranciersfiche, vraagt Exact Online of je de standaardwaarden wil opslaan voor die relatie. Klik Ja om dit automatisch in te vullen bij volgende boekingen.

Stap 9: Via Volgende of Vorige navigeer je tussen boekingen. Een boeking kan steeds aangepast worden door opnieuw op Opslaan te klikken.

Stap 10: Klik op Sluiten om terug naar de startpagina te gaan.

Explore 3 - Aankoopfactuur met handelskorting en financiele korting

Boek het totaalbedrag exclusief btw zonder korting op de eerste boekingslijn:

Grootboekrekening: 604000 Aankopen handelsgoederen

Btw-code: 5 Binnenland exclusief 21%

Bedrag: brutobedrag (bv. 2 825,00 euro)

Boek de handelskorting op de tweede boekingslijn:

Grootboekrekening: 604020 Handelskorting op aankopen (-)

Btw-code: 5 Binnenland exclusief 21%

Bedrag: negatief bedrag (bv. -1 130,00 euro). Let op het minteken.

Explore 4 - Aankoopfactuur met aankoopkosten

Meerdere boekingslijnen nodig:

Lijn 1: Grootboekrekening 604000 Aankopen handelsgoederen, btw-code 5, bedrag goederen

Lijn 2: Grootboekrekening 604030 Aankoopkosten, btw-code 5, bedrag aankoopkosten (bv. 12,00 euro)

Explore 5 - Aankoopfactuur met terugstuurbare verpakking

Meerdere boekingslijnen nodig:

Lijn 1: Grootboekrekening 604000 Aankopen handelsgoederen, btw-code 5, bedrag goederen

Lijn 2: Grootboekrekening 604020 Handelskorting op aankopen (-), btw-code 5, negatief bedrag handelskorting

Lijn 3: Grootboekrekening 418000 Terug te vorderen verpakking, btw-code 0 Niet op de aangifte, bedrag verpakking (bv. 20,00 euro)

De terugstuurbare verpakking is een waarborg die betaald wordt. Ze wordt niet opgenomen in de kosten maar op een vorderingsrekening. Btw-code 0 wordt gebruikt omdat een waarborg niet in de btw-aangifte opgenomen moet worden.

Explore 6 - Aankoopfactuur van diensten en diverse goederen

Voorbeeld: factuur Luminus (gas en elektriciteit), betalingsvoorwaarde 15 dagen.

Maak eerst een nieuwe betalingsvoorwaarde aan als die nog niet bestaat (code 15, 15 dagen na factuurdatum).

Meerdere boekingslijnen:

Lijn 1: Grootboekrekening 612600 Verbruik gas, btw-code 5 Binnenland exclusief 21%, bedrag gas

Lijn 2: Grootboekrekening 612700 Verbruik elektriciteit, btw-code 5 Binnenland exclusief 21%, bedrag elektriciteit

Lijn 3: Grootboekrekening 612700 Verbruik elektriciteit, btw-code 0% Binnenland 0% op aangifte, bedrag elektriciteit vrij van btw (btw-bedrag = 0,00)

Er wordt geen btw gerekend op dat deel elektriciteit, maar het bedrag moet wel opgenomen worden in de btw-aangifte.

Explore 7 - Aankoopfactuur van investeringsgoederen

Boek de investering op de correcte rekening (bv. 240200 - Computers voor laptops, tablet, beeldscherm).

Noteer bij Omschrijving over welke investering de factuur gaat. In Level 13 maak je de investeringsfiches aan voor de afschrijvingen.

Explore 8 - Inkomende creditnota registreren

Een inkomende creditnota boek je op dezelfde manier als een factuur, maar je plaatst een minteken voor het totaalbedrag. Exact Online zal de leverancier automatisch debiteren en er verschijnt een minteken voor de maatstaf van heffing.

Creditnota's en facturen worden in hetzelfde aankoopdagboek (600 - Aankopen) geboekt.

Voorbeeld creditnota HOYA Lens Belgium:

Lijn 1: Grootboekrekening 604010 Retours op aankopen (-), btw-code 5, bedrag -120,00 euro (minteken)

Lijn 2: Grootboekrekening 604020 Handelskorting op aankopen (-), btw-code 5, bedrag 48,00 euro (geen minteken: bedrag wordt debet geboekt op de 604020-rekening)

Explore 9 - Aankoopfactuur werken in onroerende staat

Bijzonderheid: de factuur is opgemaakt zonder btw. De btw is verlegd omdat er gewerkt wordt in onroerende staat. De btw moet worden afgedragen door de afnemer en niet door de leverancier.

Gebruik de btw-code A5 = Medecontractant exclusief 21%.

Explore 10 - Intracommunautaire verwerving registreren

Voor een intracommunautaire verwerving bestaat er in Exact Online een specifieke btw-code. Druk op F2 in het veld Btw-code. Er wordt onderscheid gemaakt tussen goederen, diensten en btw-percentages.

Code	Omschrijving	Percentage	Type
B0	IC verwerving 0%	0,00	Btw 0%
B1	IC verwerving 6%	6,00	Exclusief
B3	IC verwerving 12%	12,00	Exclusief
B5	IC verwerving 21%	21,00	Exclusief
F0	IC aankoop diensten 0%	0,00	Btw 0%
F1	IC aankoop diensten 6%	6,00	Exclusief
F3	IC aankoop diensten 12%	12,00	Exclusief
F5	IC aankoop diensten 21%	21,00	Exclusief
G0	Import met verlegging 0%	0,00	Btw 0%
G1	Import met verlegging 6%	6,00	Exclusief
G3	Import met verlegging 12%	12,00	Exclusief
G5	Import met verlegging 21%	21,00	Exclusief
I	Import zonder verlegging	0,00	Btw 0%

Bij de boeking lijkt het of Exact Online de btw gaat aftrekken, maar de btw-verwerking gebeurt automatisch achter de schermen.

Explore 11 - Invoer zonder verlegging van btw

Factuur in vreemde valuta (bv. US-dollar).

Stap 1: Vul de factuurgegevens in. Op dit moment kun je enkel een bedrag in euro ingeven.

Stap 2: Klik op het gereedschapsicoon > Aanpassen. Vink Wisselkoers aan en sla op.

Stap 3: Controleer of de wisselkoers al aangemaakt is via Boekhouding > Analyse en resultaten > Wisselkoersen.

Stap 4: Pas het aankoopdagboek aan zodat de munt en koers wijzigbaar zijn: Stamgegevens > Dagboeken > dagboek 600 Aankopen. Vink Variabele Valuta en Variabele Wisselkoers aan. Klik op Opslaan.

Stap 5: Verlaat de aankoopboeking en ga opnieuw naar stap 1.

Stap 6-8: Vul de factuurgegevens opnieuw in. Kies bij Valuta de US-dollar en vul de wisselkoers in. Gebruik btw-code I = Import zonder verlegging voor dit type factuur.

Explore 12 - Factuur met over te dragen kosten

Kosten die betrekking hebben op een langere periode (bv. jaarlijkse verzekering) kunnen over te dragen worden naar een volgende periode of boekjaar.

Stap 1: Vink in het boekingsscherm het veld Uitgestelde kosten aan (via gereedschapsicoon > Aanpassen als het niet zichtbaar is).

Stap 4: Gebruik grootboekrekening 614000 voor de brandverzekering. Vul in de velden Vanaf en T/m de periode in (bv. 01-01-2024 en 31-12-2024). Gebruik btw-code 0%.

Explore 13 - Aankoopdagboek afdrukken

Stap 1: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Overzichten > Historische dagboeken.

Stap 2: Vul in:

Bestandstype: PDF

Boekjaar: 2024

Dagboekstype: Aankoop

Dagboek: 600

Status: Te verwerken en Verwerkt aangevinkt

Lay-out: Dagboek

Stap 3: Klik op Genereren en vervolgens op Downloaden.

Explore 14 - Aankoopdagboek interpreteren

Controleer bij elke boeking:

Of op de juiste grootboekrekening geboekt werd

Of de juiste btw-code werd ingevoerd

Of de (btw-)bedragen kloppen

Of een creditnota correct werd ingevoerd en de leverancier gedebiteerd werd

Grootboekrekeningen Level 6 - overzicht

Rekening	Omschrijving
440000	Leveranciers
411000	Terug te vorderen btw-saldo
451000	Te betalen btw
604000	Aankopen handelsgoederen
604010	Retours op aankopen (-)
604020	Handelskorting op aankopen (-)
604030	Aankoopkosten
418000	Terug te vorderen verpakking
612600	Verbruik gas
612700	Verbruik elektriciteit
240200	Computers
614000	Brandverzekering

Level 7 - Hoe boek je verkoopverrichtingen in?

Werk in de administratie Odette Lunettes.edu.

Explore 1 - Waar registreer je verkoopverrichtingen?

Verkoopverrichtingen geef je in het dagboek 700 - Verkopen in.

Twee manieren:

Methode 1: Startpagina > Verkoop > pijltje naar beneden > Nieuwe verkoopboeking

Methode 2: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Aanmaken > 700 - Verkopen

Explore 2 - Eenvoudige verkoopfactuur registreren

Stap 1: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Aanmaken > 700 - Verkopen.

Stap 2: Zoek de klant via naam of ondernemingsnummer. Gebruik TAB of Enter bij een enkel resultaat. F2 voor een volledig overzicht van klantfiches.

Stap 3: Vul de factuurgegevens in:

Omschrijving en Uw ref.: niet verplicht.

Betalingsvoorwaarde: klik op vergrootglas voor overzicht. Bv. 0 = Contant.

Factuurdatum: vul in. Vervaldatum wordt automatisch berekend.

Totaalbedrag: totaal te betalen bedrag van de factuur.

Stap 4: Controleer boekingsgegevens:

Dagboek 700 - Verkopen

Boekjaar / Periode correct

Boekstuknummer: boekjaar (2024) + dagboek (700) + volgnummer (001) = 24700001

Stap 5: Geef de boeking in:

Grootboekrekening invoeren of zoeken via F2

Omschrijving is optioneel

Btw-code invoeren of zoeken via F2. Bij 21% btw: code 5 (Binnenland exclusief 21%)

Bedrag: maatstaf van heffing wordt automatisch berekend na invoer btw-code. Btw-bedrag wordt automatisch geboekt op een 451-rekening.

Stap 6: Controleer Verschil onderaan: moet 0,00 zijn.

Stap 7: Opslaan via Opslaan + Nieuw of ALT+S.

Stap 8: Als betalingsvoorwaarde, grootboekrekening of btw-code afwijken van de klantfiche, vraagt Exact Online of je de standaardwaarden wil opslaan. Klik Ja voor automatisch invullen bij volgende boekingen.

Explore 3 - Verkoopfactuur met handelskorting

Lijn 1: Grootboekrekening 704002 Verkopen handelsgoederen 21% btw, btw-code 5, bedrag brutogoederen (bv. 2 165,27 euro)

Lijn 2: Grootboekrekening 704020 Handelskorting op verkopen (-), btw-code 5, bedrag negatief (bv. -541,32 euro). Let op het minteken: Exact Online zou de 7-rekening automatisch debiteren, dus er moet een minteken voor het bedrag.

Explore 4 - Verkoopfactuur met twee btw-tarieven

Meerdere boekingslijnen nodig:

Lijn 1: Grootboekrekening 704001 Verkopen handelsgoederen 6% btw, btw-code 1 Binnenland exclusief 6%, bedrag goederen 6%

Lijn 2: Grootboekrekening 704002 Verkopen handelsgoederen 21% btw, btw-code 5 Binnenland exclusief 21%, bedrag goederen 21%

Lijn 3: Grootboekrekening 704020 Handelskorting op verkopen (-), btw-code 5 Binnenland exclusief 21%, negatief bedrag handelskorting

Explore 5 - Verkoopfactuur met doorgerekende kosten

Lijn 1: Grootboekrekening 704002 Verkopen handelsgoederen 21% btw, btw-code 5, bedrag goederen

Lijn 2: Grootboekrekening 746000 Doorgerekende kosten, btw-code 5 Binnenland exclusief 21%, bedrag verzendkosten (bv. 5,00 euro)

Explore 6 - Verkoopfactuur met terugstuurbare verpakking

Lijn 1: Grootboekrekening 704002 Verkopen handelsgoederen 21% btw, btw-code 5, bedrag goederen

Lijn 2: Grootboekrekening 704020 Handelskorting op verkopen (-), btw-code 5, negatief bedrag handelskorting

Lijn 3: Grootboekrekening 488000 Terug te betalen verpakking, btw-code 0 Niet op de aangifte, bedrag verpakking (bv. 20,00 euro)

De terugstuurbare verpakking is een waarborg die je vraagt. Je neemt die niet op in de omzet maar op een schuldenrekening. Btw-code 0 wordt gebruikt omdat een waarborg niet in de btw-aangifte opgenomen moet worden.

Explore 7 - Uitgaande creditnota registreren

Een uitgaande creditnota boek je op dezelfde manier als een factuur, maar je plaatst een minteken voor het totaalbedrag. Exact Online zal de klant automatisch crediteren en er verschijnt een minteken voor de maatstaf van heffing.

Creditnota's en facturen worden in hetzelfde verkoopdagboek (700 - Verkopen) geboekt.

Lijn 1: Grootboekrekening 704010 Retours op verkopen (-), btw-code 5, negatief bedrag retour (minteken)

Lijn 2: Grootboekrekening 704020 Handelskorting op verkopen (-), btw-code 5, positief bedrag handelskorting (geen minteken: bedrag wordt credit geboekt op de 704020-rekening)

Explore 8 - Verkoopfactuur met financiele korting

Een financiele korting wordt niet afzonderlijk geboekt en wordt niet opgenomen in de maatstaf van heffing. Er wordt dus geen btw op berekend. Exact Online berekent de financiele korting achter de schermen en boekt die correct als de juiste betalingsvoorwaarde aangemaakt en aangeduid is.

Voorbeeld factuurberekening bij 25% handelskorting en 2% financiele korting:

	Bedrag
Handelsgoederen	4 884,10
- Handelskorting (25%)	1 221,02
= Nettobedrag	3 663,08
- Financiele korting (2%)	73,26
= Maatstaf van heffing	3 589,82
21% btw	753,86
= Totaalbedrag factuur	4 416,94

Lijn 1: Grootboekrekening 704002 Verkopen handelsgoederen 21% btw, btw-code 5, bedrag goederen (4 884,10). Exact Online houdt rekening met de 2% korting om het btw-bedrag te berekenen.

Lijn 2: Grootboekrekening 704020 Handelskorting op verkopen (-), btw-code 5, negatief bedrag handelskorting (-1 221,02). Ook hier wordt rekening gehouden met de 2% korting voor het btw-bedrag.

Explore 9 - Dagontvangsten registreren

Dagontvangsten (kasontvangsten) boek je niet in het verkoopdagboek 700 maar in een apart dagboek 701 - Dagontvangsten.

Navigatie: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Aanmaken > 701 - Dagontvangsten.

Bij Klant selecteer je Particulieren. Bij Omschrijving noteer je de periode (bv. "Dagontvangsten januari 2024"). Aangezien er verschillende btw-tarieven zijn, worden meerdere boekingslijnen gebruikt.

Explore 10 - Intracommunautaire levering registreren

Een intracommunautaire levering boek je in het dagboek 700 - Verkopen.

Maak eerst een nieuwe grootboekrekening aan: 704003 Verkopen handelsgoederen intracommunautair, btw-code B (Intracommunautaire levering).

Lijn 1: Grootboekrekening 704003 Verkopen handelsgoederen intracommunautair, btw-code B, bedrag goederen. Btw-bedrag = 0,00 (IC-levering is vrijgesteld van btw).

Lijn 2: Grootboekrekening 704020 Handelskorting op verkopen (-), btw-code B, negatief bedrag handelskorting. Btw-bedrag = 0,00. Let op het minteken.

Lijn 3: Grootboekrekening 746000 Doorgerekende kosten, btw-code B, bedrag verzendkosten. Btw-bedrag = 0,00.

Explore 11 - Uitvoer registreren

Maak eerst een nieuwe grootboekrekening aan: 704004 Verkopen handelsgoederen uitvoer, btw-code E (Export).

Lijn 1: Grootboekrekening 704004 Verkopen handelsgoederen uitvoer, btw-code E Export, bedrag goederen. Btw-bedrag = 0,00 (uitvoer is vrijgesteld van btw).

Lijn 2: Grootboekrekening 704020 Handelskorting op verkopen (-), btw-code E Export, negatief bedrag handelskorting. Btw-bedrag = 0,00. Let op het minteken.

Explore 12 - Verkoopdagboek afdrukken

Stap 1: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Overzichten > Historische dagboeken.

Stap 2: Vul in:

Bestandstype: PDF

Boekjaar: 2024

Dagboekstype: Verkoop

Dagboek: leeg laten voor alle verkoopdagboeken (700 en 701), of 700 voor enkel facturen

Status: Te verwerken en Verwerkt aangevinkt

Lay-out: Dagboek

Stap 3: Klik op Genereren en vervolgens op Downloaden.

Explore 13 - Verkoopdagboek interpreteren

Controleer bij elke boeking:

Of op de juiste grootboekrekening geboekt werd

Of de juiste btw-code werd ingevoerd

Of de (btw-)bedragen kloppen

Of een creditnota correct werd ingevoerd en de klant gedebiteerd werd

Grootboekrekeningen Level 7 - overzicht

Rekening	Omschrijving
400000	Handelsdebiteuren (klanten)
451000	Te betalen btw
704001	Verkopen handelsgoederen 6% btw
704002	Verkopen handelsgoederen 21% btw
704003	Verkopen handelsgoederen intracommunautair
704004	Verkopen handelsgoederen uitvoer
704010	Retours op verkopen (-)
704020	Handelskorting op verkopen (-)
746000	Doorgerekende kosten
488000	Terug te betalen verpakking

Level 8 - Hoe stel je verkoopfacturen en uitgaande creditnota's op?

Werk in de administratie Odette Lunettes.edu.

Explore 1 - Waar stel je verkoopfacturen op?

Verkoopfacturen en uitgaande creditnota's geef je in het dagboek 702 - Verkopen Exact Online in.

Pas het boekstuknummer aan: Stamgegevens > Boekhouding > Dagboeken > dagboek 702 > Boekjaar: Boekstuknummer (2024) naar 24702001.

Twee methodes:

Methode 1: Startpagina > Verkoop > Nieuwe verkoopfactuur

Methode 2: Verkoop > Facturen > Verkoopfacturen > Aanmaken

Explore 2 - Eenvoudige verkoopfactuur opstellen

Voorbeeldlay-out aanpassen:

Stap 1: Stamgegevens > Lay-outs > Overzicht (kolom Verkoop).

Stap 2: Importeer de lay-out van de verkoopfactuur: download via iDiddit (Extra materiaal), klik op het pijltje naar beneden > Importeer een nieuwe lay-out van bestand. Kies het XML-bestand en klik OK.

Stap 3: Klik op de geimporteerde lay-out om ze te bekijken. Hoef je niet aan te passen. Klik op Sluiten.

Exact Online werkt ook met artikelen. Artikelen aanmaken en raadplegen via Stamgegevens > Artikelen > Artikelen of via Verkoop > Artikelen > Artikelen.

Verkoopfactuur opstellen:

Stap 1: Verkoop > Facturen > Verkoopfacturen > Aanmaken. Kies dagboek 702 - Verkopen Exact Online.

Stap 2: Klik op het gereedschapsicoon > Aanpassen. Vink Factuurnummer aan en sla op. (Factuurnummer wordt automatisch ingevuld bij het finaliseren.)

Stap 3: Vul de factuurvelden in:

Besteld door: klik naast het veld op het vergrootglas > Nieuw als de klant nog niet bestaat. Exact Online kopieert automatisch de klantnaam naar het veld Factuur voor.

Orderdatum, Omschrijving (ordernummer), Betalingsvoorwaarde

Artikel: voer de artikelcode in. Prijs en btw-code worden automatisch ingevuld vanuit het artikel.

Aantal en eventueel Korting (%)

Stap 4: Klik op Opslaan + Nieuw. De factuur is bewaard maar nog niet definitief en niet verwerkt in de boekhouding.

Stap 5: Om definitief te verwerken: Verkoop > Facturen > Verkoopfacturen > Afdrukken. Vink de factuur aan en klik Afdrukken.

Stap 6: Selecteer de factuur via het ordernummer en klik op Afdrukken.

Stap 7: Pas de Factuurdatum en Boekjaar/Periode aan. Klik op Afdrukken en verwerken.

Stap 8: Na het afdrukken is de factuur definitief. De verkoopboeking is nog aanpasbaar maar de verkoopfactuur zelf niet meer.

Explore 3 - Verkoopfactuur met handelskorting opstellen

Stap 1: Maak de velden Korting (%) en Prijs per eenheid zichtbaar: gereedschapsicoon > Aanpassen > vink beide aan > Opslaan.

Stap 2: De verkoopprijs is al gekoppeld aan het artikel. Controleer de prijs per eenheid. Vul bij Korting (%) de kortingswaarde in (bv. 25,00).

Stap 3: Klik op Afdrukken om door te boeken. Pas factuurdatum en periode aan. Klik op Afdrukken en verwerken.

Explore 4 - Verkoopfactuur met doorgerekende kosten opstellen

Voor doorgerekende kosten (bv. transportkosten via DPD) maak je eerst een nieuw artikel aan voor de transportkosten.

Artikel aanmaken:

Navigatie: Stamgegevens > Artikelen > Artikelen of vanuit het factuurscherm via F2 > Nieuw

Code: TRANSPORT

Omschrijving: Transportkosten

Verkoopprijs: 15,00 EUR

Btw-code Verkoop: 5 Binnenland exclusief 21%

Eenheid: Stuk

Voeg het TRANSPORT-artikel toe als aparte regel op de factuur (Aantal 1, Prijs 15,00). Op transportkosten mag je geen handelskorting toekennen.

Explore 5 - Verkoopfactuur met terugstuurbare verpakking opstellen

Voor de terugstuurbare verpakking (bv. pallet) maak je een nieuw artikel aan:

Code: PALLET

Verkoopprijs: 20,00 EUR

Btw-code Verkoop: 0 Niet op de aangifte

Voeg het PALLET-artikel toe als aparte regel op de factuur. Controleer de btw-code en pas indien nodig aan.

De terugstuurbare verpakking is een waarborg. Je neemt die niet op in de omzet maar op een schuldenrekening. Btw-code 0 omdat een waarborg niet in de btw-aangifte opgenomen moet worden.

Explore 6 - Verkoopfactuur met financiele korting opstellen

Een financiele korting wordt niet afzonderlijk geboekt. Stel de juiste betalingsvoorwaarde in (bv. 2% korting binnen 8 dagen). Exact Online berekent de financiele korting achter de schermen en past het btw-bedrag automatisch aan.

Explore 7 - Uitgaande creditnota opstellen

Stap 1: Roep de oorspronkelijke factuur op via Verkoop > Facturen > Verkoopfacturen > Overzicht.

Stap 2: Klik op het juiste ordernummer.

Stap 3: Klik op Aanmaken: Creditnota verkoop. De creditnota wordt automatisch aangemaakt op basis van de oorspronkelijke factuur. Type staat op Creditnota.

Stap 4: Verwijder artikellijnen die niet gecrediteerd worden (klik op het kruisje vooraan de rij). Pas bij de te crediteren artikelen het Aantal aan naar negatief (bv. -3,00 voor 3 teruggekomen brillen). Vergeet niet op Opslaan te klikken. Boek door via Explore 10.

Explore 8 - Factuur intracommunautaire levering opstellen

Stel de factuur op in dagboek 702. Gebruik bij de artikelregels de btw-code B (Intracommunautaire levering). Het btw-bedrag is 0,00 (IC-leveringen zijn vrijgesteld van btw).

Explore 9 - Factuur uitvoer opstellen

Stel de factuur op in dagboek 702. Gebruik bij de artikelregels de btw-code E (Export). Het btw-bedrag is 0,00 (uitvoer is vrijgesteld van btw).

Explore 10 - Verkoopfacturen doorboeken

Stap 1: Verkoop > Facturen > Verkoopfacturen > Afdrukken.

Stap 2: Vink alle facturen en de creditnota aan. Klik op Afdrukken.

Stap 3: Pas de Factuurdatum en Boekjaar/Periode aan. Klik op Afdrukken en verwerken.

Na het doorboeken is de verkoopboeking nog aanpasbaar maar de verkoopfactuur zelf niet meer.

Explore 11 - Verkoopdagboek afdrukken (Level 8)

Stap 1: Boekhouding > Boekingen en grootboekrekeningen > Overzichten > Historische dagboeken.

Stap 2: Vul in:

Bestandstype: PDF

Boekjaar: 2024

Dagboek: 702 - Verkopen Exact Online

Status: Te verwerken en Verwerkt aangevinkt

Lay-out: Dagboek

Stap 3: Klik op Genereren en vervolgens op Downloaden.

Stap 5: Merk je een fout op: de verkoopboeking is nog aanpasbaar maar de verkoopfactuur zelf niet meer.